Program przeznaczony jest do obsługi kancelarii, sekretariatów oraz wszystkich stanowisk pracy uczestniczących w tworzeniu i obiegu dokumentów w małych i średnich przedsiębiorstwach oraz urzędach. Zarządzanie dokumentami obejmuje tworzenie, rejestrację, klasyfikację, przechowywanie, wyszukiwanie korespondencji i przekazywanie jej pomiędzy stanowiskami pracy. Zapamiętywane są przy tym: dekretacja i trasa obiegu pisma (pełna historia dokumentu).

Oferujemy także wersję wzbogaconą o Archiwizator - moduł pozwalający archiwizować starsze dokumenty. Istotą stosowania Archiwizatora jest „odchudzanie” dużych baz dokumentów, które z upływem czasu zawierają coraz więcej wpisów, a to z kolei wpływa niekorzystnie na szybkość dostępu do bazy danych i płynność zarządzania dokumentami.
System dokMistrz posiada również narzędzia pozwalające na klasyfikację dokumentów wg rzeczowego wykazu akt agodnie z obowiązującą instrukcją kancelaryjną.
Wśród naszych klientów znajdują się zarówno małe, jak i duże firmy oraz instytucje sektora publicznego, np. Ministerstwo Spraw Zagranicznych, Urząd Mokotowa, BP Chemicals, Instytut Energetyki, Centrum Medyczne LIM i inne.
Pełna lista naszych klientów i referencje tutaj.

Program pracuje w środowisku Microsoft Windows 95/98/NT/2000/XP/Me,
może być zainstalowany w wersji jednostanowiskowej lub sieciowej.

Dokumenty w systemie dokMistrz reprezentowane są przez nagłówek (część opisowa zawierająca podstawowe dane jak nadawca, adresat, data, znak pisma, temat, sprawa, stan dokumentu, data załatwienia) oraz dowolną liczbę podpiętych plików. Podpięte pliki mogą zawierać zarówno właściwą treść dokumentu w postaci tekstowej lub graficznej (zeskanowany dokument papierowy, pliki tekstowe, arkusze kalkulacyjne, grafika, dźwięk i inne) jak również uwagi i komentarze dodawane przez użytkowników programu. Dokument zaczyna funkcjonować w systemie w momencie utworzenia jego nagłówka. W większości zastosowań dokMistrza właśnie taka forma rejestracji dokumentu okaże się wystarczająca. Dokumenty przechowywane są tylko w jednym egzemplarzu w centralnej bazie danych. Zapewnia to użytkownikom dostęp do zawsze aktualnej wersji każdego dokumentu.

• dokMistrz umożliwia rejestrację korespondencji przychodzącej (pism napływających do firmy z zewnątrz), korespondencji wychodzącej (pism wysyłanych na zewnątrz), a także korespondencji wewnętrznej (pism tworzonych w firmie i pozostających na jej obszarze). Wpisu do rejestru korespondencji przychodzącej lub wychodzącej dokonuje się na stanowiskach kancelaryjnych. Jednocześnie może działać kilka stanowisk kancelaryjnych w ramach tej samej instalacji dokMistrza.
• Program dokMistrz współpracuje z MS Word i MS Excel, dzięki czemu elektroniczna postać dokumentu może być tworzona z poziomu programu z wykorzystaniem tych aplikacji.
• Do dokumentu mogą być także dołączane pliki zewnętrzne, przygotowane poza dokMistrzem za pomocą dowolnej aplikacji (edytora tekstu, programu graficznego itp.).
• Dokumenty można wyszukiwać według treści zawartej w podpiętych plikach (obsługiwane są formaty MS Office).
• Program dokMistrz informuje o dokumentach do załatwienia na wskazany dzień.
• Dokumenty mogą być umieszczane w segregatorach i opatrywane numerem wewnętrznym na stanowisku docelowym.
• Program dokMistrz rejestruje i udostępnia użytkownikowi dane dotyczące historii operacji na dokumencie i jego obiegu w firmie.
• Program dokMistrz umożliwia prowadzenie ewidencji spraw, przy czym z każdą sprawą mogą być skojarzone dowolne dokumenty. Sprawa jest opisywana numerem, tematem, datą rozpoczęcia i zakończenia. Każda sprawa ma przypisany stan tzn. sprawa może być "zamknięta" lub "w toku". Sprawa staje się przeterminowana, jeżeli jest "w toku", a upłynęła przewidywana data jej zakończenia.

W systemie dokMistrz funkcjonuje sekwencyjny przekaz dokumentów pomiędzy stanowiskami. W danej chwili tylko jedna osoba może modyfikować treść danego dokumentu (dotyczy to zarówno nagłówka jak i plików dokumentu). Pozostałe uprawnione osoby mogą jedynie oglądać jego zawartość. Dokumenty wewnętrzne, zawierające istotne informacje dla ogółu pracowników danej firmy, mogą być udostępniane na wszystkich stanowiskach jednocześnie, lecz tylko do odczytu. Użytkownicy, zależnie od klasy swoich uprawnień, stanu w jakim aktualnie znajduje się dany dokument oraz miejsca jego pobytu, posiadają ograniczony dostęp do dokumentu i prawo wykonywania na nim poszczególnych operacji.



Zestawienia generowane przez program

• Rejestr korespondencji przychodzącej, wyłącznie na stanowisku kancelaryjnym
• Rejestr korespondencji wychodzącej, wyłącznie na stanowisku kancelaryjnym
• Dokumenty zarejestrowane w zadanym okresie, z możliwością wyszukania według typu, rodzaju, stanu, tematu
• Dokumenty przekazane danego dnia do wybranej osoby, z możliwością ograniczenia w ramach podanego typu
• Dokumenty upublicznione w zadanym okresie przez wskazaną osobę
• Dokumenty wysłane w zadanym okresie przez wskazaną osobę
• Dokumenty korespondenta ze wskazaniem pozycji segregatora, pod którą są przechowywane, nadanego numeru wewnętrznego oraz powiązania ze sprawą
• Sprawy zarejestrowane w zadanym okresie, prowadzone przez wybraną osobę, z możliwością podglądu listy skojarzonych dokumentów
• Sprawy przeterminowane na dany dzień, z możliwością podglądu listy skojarzonych dokumentów.

Współpraca z innymi programami

z programami pakietu MS Office